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DATUM 24. November 2004
BETREFF Aufbewahrung von Unterlagen bei Abfertigung im IT-Verfahren ATLAS
BEZUG Schreiben vom 7. Januar 2004 - III A 6 - S 1445 - 5/03 -
GZ III A 6 - S 1445 - 59/04 (bei Antwort bitte angeben)
Sehr geehrte Damen und Herren,
zu dem im Bezug genannten Schreiben gab es Anfragen, wie der dort verwendete
Begriff des „Zollbelegs“ zu verstehen sei, in welcher Form die bei der Abfertigung im
IT-Verfahren ATLAS erstellten bzw. angefallenen Unterlagen aufzubewahren seien und
ob für die Aufbewahrung von Ursprungserklärungen Besonderheiten gelten.
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Ergänzend und klarstellend teile ich daher Folgendes mit:
1. Der „Zollbeleg“ wird bei Einfuhrabfertigung im IT-Verfahren ATLAS u.a. durch die
ausgetauschten elektronischen Nachrichten gebildet. Dazu gehören insbesondere die
elektronische Zollanmeldung und der elektronische Einfuhrabgabenbescheid. Teil des
„Zollbelegs“ sind auch diejenigen Unterlagen, die der Zollanmeldung beizufügen sind.
Dabei kommt es nicht darauf an, ob die Zollverwaltung auf die Vorlage dieser Unter-
lagen verzichtet oder sie nach Vorlage zurückgegeben hat. Der Begriff des „Zollbelegs“
wurde jedoch in dem im Bezug genannten Schreiben lediglich als anschaulicher
Arbeitsbegriff für den bei Abfertigung über ATLAS aus den ausgetauschten elektro-
nischen Nachrichten und den beizufügenden Unterlagen gebildeten Vorgang verwendet.
2. Eine Vorschrift, die die Aufbewahrung von „Zollbelegen“ vorschreibt, gibt es nicht.
Vielmehr sind auf die verschiedenen Teile des „Zollbelegs“ die jeweils auf sie zutref-
fenden Vorschriften über die Aufbewahrung von Unterlagen anzuwenden. Zu den
aufbewahrungspflichtigen Teilen des „Zollbelegs“ gehören jedenfalls die Zollan-
meldung und der Einfuhrabgabenbescheid (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO) sowie die der Zoll-
anmeldung beizufügenden Unterlagen (Art. 62 Abs. 2 i.V.m Art 14 und 16 ZK, Art. 218
bis 221 ZK-DVO; § 147 Abs. 1 Nr. 4a AO bei Abfertigung im IT-Verfahren ATLAS).
3. Der Anmelder hat die Aufbewahrungspflicht zu beachten. Dies bedeutet nicht, dass er
selbst die Pflicht zu erfüllen hat. Vielmehr kann der Anmelder einen Dritten (z.B. einen
Steuerberater oder Spediteur) mit der Wahrnehmung der Pflicht zur Aufbewahrung
beauftragen. Die Aufbewahrung durch einen Dritten darf allerdings nicht zu einer
Erschwerung der Prüfungstätigkeit der Zollverwaltung führen. Unerheblich ist, ob
der Anmelder bei der Abfertigung über das IT-Verfahren ATLAS einen Vertreter
(z.B. einen Spediteur als ATLAS-Teilnehmer) einschaltet. Entscheidend ist, dass die Art
und Weise der Aufbewahrung nach den Ordnungskriterien des Anmelders erfolgt und
somit eine schnelle Verknüpfung mit seiner Buchführung gegeben ist. Es muss
sichergestellt sein, dass aufbewahrungspflichtige Unterlagen jederzeit am Prüfungsort
(d.h. grundsätzlich beim Anmelder) verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und
maschinell ausgewertet werden können. Diese Anforderungen sind auch dann zu
erfüllen, wenn die Zollverwaltung über Kopien aufbewahrungspflichtiger Unterlagen
oder inhaltsgleiche elektronische Nachrichten selber verfügen kann.
Die Aufbewahrungspflicht des Teilnehmers am ATLAS-Verfahren (Verfahrensan-
weisung zum IT-Verfahren ATLAS Release 6.0 (Stand August 2003), Nr. 6.2 Abs. 1)
besteht fort.
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4. In Datenverarbeitungsanlagen erstellte, originär elektronische Unterlagen unterliegen
dem Datenzugriff (§ 147 Abs. 6 AO). Für diese ist während der Aufbewahrungsfrist
sicherzustellen, dass sie jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und
maschinell ausgewertet werden können (§ 146 Abs. 5 Satz 3 i.V.m. § 147 Abs. 6 AO).
Dies erfordert neben der Aufbewahrung der Unterlagen in elektronischer Form auch das
Bereithalten der entsprechenden technischen Ausstattung und der zur Lesbarmachung
erforderlichen Struktur-, Verknüpfungs- und Schlüsselinformationen.
5. Die Bestimmungen der Präferenzabkommen (z.B. Artikel 28 des Protokolls Nr. 4
zum Europa-Abkommen EG-Bulgarien) erfordern, dass förmliche Präferenznachweise
(z.B. EUR. 1) im Original archiviert werden. Rechnungserklärungen, die von ermäch-
tigten Ausführern ausgefertigt werden, die in der Regel von der Unterschriftsleistung
befreit sind, sind in der Form zu archivieren, wie sie dem Anmelder übermittelt worden
sind. Dabei kann es sich auch um ein elektronisches Dokument oder ein Telefax
handeln.
Ursprungserklärungen nicht-präferenzieller Art (vgl. §§ 27 Abs. 2 Nr. 2 2. Alternative
und 29 Abs. 3 der Außenwirtschaftsverordnung) sind im Original aufzubewahren.
Bitte informieren Sie Ihre Verbandsmitglieder entsprechend.
Im Auftrag
Stähr